Face control for Microsoft Office 2013

It is difficult to find a computer without installing the office suite. What surprises the new version Microsoft Office 2013 and is it worth upgrade? The answer can be found in our survey

The official launch of Microsoft Office 2013 is scheduled for the first quarter of 2013, but work on it has already been completed. few days ago on TechNet the opportunity to download the full trial version of Office 2013 Professional Plus, which operates within sixty days. We must assume that the sales program will start just about two months, but for now we use the right of free test drive and see what's new in Office 2013 core applications.

Subscription or a standard license? Now there is a choice

You should start, perhaps not with the interface and new features, and with how it will apply the new "Office". For the first time Microsoft offers not only standard perpetual license, but already tested as part of Office 365 license subscription. Recall that the project Office 365, which was initially focused on the structure of small businesses, provides flexible payment for applications, depending on how many people and for how long to use them. Subscription is convenient because it's cheaper than a standard license, and in addition, subscription user always gets the latest version of the software.
With the release of Office 2013 to buy a subscription to Office applications can and home users. Thus, under the proposal Office 365 Home Premium, anyone can purchase one-year subscription costs $ 99. This will include access to all major applications Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher and Access) on five computers, as well as an additional 20 GB for storing files in SkyDrive, and 60 minutes of monthly calls to VoIP-service Skype. The subscription will be attached to the account Microsoft.

For a small business, a model of subscription Office 365 Small Business Premium $ 150 per year for each user. It is designed for companies in the state that up to 10 employees. Each of them will be able to install Office programs on 5 computers and get 500 MB of space in SkyDrive. In addition, the company will be granted a 10 GB and 25 GB SkyDrive to store mail in Outlook.
Despite the emergence of opportunities to work with office applications on a subscription, yet can still purchase traditional applications. Editors Home & Student 2013, which includes Word, Excel, PowerPoint and OneNote, will cost users $ 139. Version Home & Business, which in addition to the above applications will Outlook, will cost $ 219. And the most complete assembly Office 2013 Professional, which includes Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access and Publisher, will cost $ 399 per user. It should be borne in mind that the traditional discount when purchasing multiple licenses usual at this time are not provided.

The new front page and integration with the "cloud"

All the basic Office 2013 program are met by the new home page. Each application color: Word - blue, Excel - green, PowerPoint - orange.

On the left side you can see a list of recently opened documents, and the main part of the screen is reserved for displaying popular patterns from which to start. In addition, immediately after starting the Office proposes to enter account information Microsoft (formerly Windows Live ID).

This is in order to be able to save documents, not only locally, but on a remote server. Support for cloud service for storing files SkyDrive was implemented in MS Office in the past, but such integration was not with him. In Office 2013 when you create a new file, the default value is to keep him on the Microsoft SkyDrive.

If you are at your disposal more than one computer (or possibly other devices) that are running Office 2013, you can always have access to their documents. The program not only synchronizes files themselves, but also lists of recently opened documents, as well as the changes that have been made in the application interface.
By the way, the folders that are often used to store (as in SkyDrive, and on a local drive), you can choose to not use the standard navigation tool dialog box. If you want some folders have always been in the list proposed for conservation, just attach them to the site by clicking on the appropriate icon.

The possibilities offered by the program save new files on SkyDrive you do not need? Then, select "Default save on your computer" to save the settings of the program.

Integration with social networking sites

One of the main motifs of new versions of Windows and Office - Personalization. Except that before working with Office is now available to select background programs and log into your account Microsoft, the new version of office suite also implemented to manage the settings of your account.

To do this, click the "File" section added "Account." There is the opportunity to move to the parameters account at Microsoft, change your avatar, get out of your account and log in as the other, and connect to your secondary services. Among the supported services, Flickr, Twitter, Facebook, LinkedIn. After connecting the social services it is possible to send them links to files stored in SkyDrive, right from the application.

Go to "File", click on "Share", and you will be able to quickly generate a link to view and edit files other people send the document to a social site, or by e-mail, post it in a blog or create based on it online presentation.

The presentation files will be placed in an online store, and they will generate a link. When the participants of the presentation go to the link, they can see the document in a Web application Word Web Apps and real-time monitoring of how the author identifies the text and move on it.

Innovations in the Ribbon

Because Office 2013 is available after the operating system Windows 8, there is nothing surprising in the fact that the design of the package is in accordance with the appearance of the new OS. Buttons to navigate the Ribbon tabs are flat, and their names are now written in capital letters. This is to ensure that when the touch screen on the tabs easier to hit with a finger.

In the same line, which has the names of the tabs, you can now see your avatar and name of the person using the account is logged into a Microsoft. Button to collapse the ribbon, which was previously located next to the names of tabs, moved slightly below the level of display commands in the Ribbon.

Turn on the tape can be folded before the same as before - the team "Minimize the Ribbon" from the context menu strip. Also in the interface have additional button for quick switching between display tape. It is located in the right corner of the screen at the same place the following buttons to control the window. Clicking on it, you can select one of three display modes: display commands and tabs, only the names of tabs or hide the ribbon completely. The latest in a previous version of MS Office was not provided.

For those users, who will work with the new version of office suite on the touch screens, a new mode of touch.
To switch between the mouse control and touch input is convenient to make the Quick Access Toolbar appropriate button. Then you can just click on it and select the desired mode.

When using touch input button size and team names on the tape increases, as well as the space between them. With this finger is easier to hit the right buttons. In addition, the touch mode includes support for gestures.

It should be noted that the adaptation to the sensing devices - minimum and applies only to the first level commands. That is, if you get your finger on the button to change the color of the text is quite possible, then choose the color of the options in the list is impossible, since the menu to select remained the same as in the version of the traditional mouse input. Defects are visible in almost all drop-down menus - no problem with your finger to select the item you want except that you can change the menu style and theme.

Ribbon interface, first introduced in Office 2007 and modified in the previous version, this time also undergone changes. First, users who are used to issue their documents with themes, different colors and other things, it makes sense to pay attention to the fact that the tab "Page Layout" was split into two. Of the available tools on it was moved to a new tab "Design".

Through this work with themes, fonts, colors and effects, it is much easier. Previously, they were huddled at a very small portion of the tape, but had now set aside more space. In the "Design" as the team moved from the section "Page Background", which were also used on the tab "Page Layout". Here you can find the command to set the interval between paragraphs.

Quick jump to the last position when reading the document

Not all users of MS Office are aware of the keyboard shortcuts Shift + F5, which is very useful when working on large documents. It instantly transports you to your last edit, the program remembers the place, even if the document has been closed and re-opened.
In Office 2013 the transition to the location of the document, where the user left off, has become much clearer. Now, when you open the file in the right-hand side of the screen displays a small window with the notification.

It says that the file was closed. If you click on this post, you can immediately move into the portion of the document that was active at the time of its closure. It is not necessary to make changes to the file - even if the user in the previous session was just reading the document, the last position will be maintained. Information about it is stored in SkyDrive, so you can start reading a document on one device and continue - on the other.

An updated reading mode

Speaking of reading. Since it is assumed that many users of Office 2013 will work with tablets, the developers made changes to the mode of reading documents. Now you can flip through pages with the controls located on the edges of the screen. With this document open in a mode reminiscent page paper magazine.

The tools available in read-only mode in Office 2010 (translator, search, reference, annotation) was added one more - search in Bing. The new read-only font size is automatically selected depending on the size of the screen, and when you click on the image or object is scaled according to the table and floats on top of the text. The transition to the read mode on the screen are stored slider to scale text (in Office 2010 it disappeared from the screen) and the button to change the view mode of the document.

Inserting images and videos from the Internet

The ability to insert a variety of graphical objects in Word there since time immemorial. In the new version, along with charts, objects, SmartArt, vector shapes and bitmap images in the document became possible to insert images from the Internet and online video. The two new features to be expected to be found on the tab "Insert".
Function insert pictures from the Internet makes it possible to add to the document images stored on SkyDrive services and Flickr. In addition, right out of the program works in the Bing image search and on Office.com. The previous version of Office could search only the clips on Office.com. Particularly interesting integration with SkyDrive, because when working on the document can now be attached with pictures from personal online file storage.

Insert video first appeared in 2010, but then can be inserted or movie from your hard drive or from video sharing code. The new version of the tool to insert the interface has been redesigned and implemented to search for services Bing Video and YouTube with the ability to quickly insert rollers found in the file. After that, the video appears in the text: it is enough to click on it - and the play begins. When playing a video window is scaled and placed on top of the main text.

Embed a video, you can immediately place it in a nice document, select one of the text-wrapping.

Sorry, the insert videos from the internet does not work with other popular video sharing. In particular, video from Vimeo play from Word did not work.
Small improvements in the interface Word
In Word 2010, on the bottom right of the window displays five buttons to access the different regimes of the document. Trend to simplify the interface to get to the 2013th version and to this part of the window.

Button to switch between the document in Word 2010

The new Word shows only three buttons - for the most popular viewing modes.

And to switch to draft or structure, need to go to the tab "View" on the tape. By the way, maybe in the next release of these two modes will be lost at all - at least in Word 2013 buttons for inclusion were significantly fewer buttons for the three basic modes.

Tab of the "View"   in Word 2013

Tab "View" in Word 2010

If you select text, you will notice that the pop-up toolbar appears automatically edit. In previous versions it was translucent and becomes active only when the user moves the cursor over it. Now it is seen much better. The teams, which are offered to it by default, has not changed, but the button to call the style became more and thus more noticeable.

Style was a bit more convenient to use. If earlier to control the display of text that is related to the headlines, it was possible only in the "Structure", now in all modes, you can click on the icon next to the title, thus turning its contents.

Header information is no longer displayed

Editing PDF files

History of supporting PDF files in MS Office began with the emergence of special extensions after installing that you can take to save files in this format. Later, saving to PDF was implemented in Word by default.
In the 2013 version the developers have gone a step further: now not only creates a Word file PDF, but can open them and to make changes. Document analysis is performed at the opening.

Actually converted to PDF format MS Word, and then when you save the inverse transformation. If the program finds a file in PDF editable text, you can work with it in the same way as documents Word: search for text, replace some other parts, add and so on. For working with PDF files is very easy to access panel "Navigation", with which you can quickly search and display thumbnails and navigate. If the document contains headings, they will also be displayed on the panel. Its appearance, by the way, also has been redesigned - now tab names do not appear in the form of faceless icons in Word 2010, and in words.

Changes in the joint document editing

In Word 2013 and the system is improved co-editing a document, the changes are as familiar tools review, located on the tab of the same name, and co-editing the files in the "cloud."
In Word 2010, you can view a document that contains fixes, or a display of corrections to the original document, or to show the changes in the final document. You can also hide the changes and watch our raw or simply modified document. In other words, when you look correct, you definitely will see a strikethrough and colored fragments added text and comments submitted by the editor.
In Word 2013 edited text viewing modes are recycled. There are still four, but they are more flexible. You, as before, you can view the original document, as amended, which do not appear correct, and changed with the display of all edits. But the fourth mode, which in the English version is called Simple Markup, and in Russian - just a "correction", is completely new. It shows a modified document, which does not strikeout and color inserts and which is therefore easy to read. However, the fields have notice of revisions, and if the resulting text appears you imperfect, at any time you can click on to such notification and see what has changed.

In addition, in this mode, you can control the display of notes. That is, the changes made to the document editor, can not be displayed, and the notes will remain visible. This is - a much more flexible approach to collaborative editing of documents than those that existed in previous versions of Word.

Notes themselves have also become more functional. Теперь, нажав на маленькую кнопочку в верхней правой части экрана, пользователь может ответить на примечание. Таким образом, можно переписываться с редактором до тех пор, пока не останется никаких вопросов, а затем пометить примечание как готовое. Такие примечания будут выделены серым цветом. Кстати, Word дает возможность связаться с человеком, оставившим примечание, более оперативно. Если подвести курсор к его аватару, появятся значки для связи по почте, через Skype или посредством службы мгновенных сообщений. Понятно, что для связи с кем-либо таким образом этот кто-то должен заполнить данные о себе.

Еще одна возможность режима редактирования — запись исправлений, которые нельзя отклонить. Свои правки, вносимые в документ, можно защитить паролем.

При одновременном редактировании файла, хранящегося на удаленном сервере, Word блокирует тот абзац, в который один из пользователей в данный момент вносит правки. Для остальных участников процесса редактирования он становится временно недоступным. Как только пользователь выполняет сохранение документа и переходит к редактированию другого фрагмента, абзац смогут начать изменять другие. У всех участников совместного редактирования внесенные другими людьми правки выделяются зеленым цветом.

Новые возможности Excel

Конечно, очень трудно дорабатывать программу, которая уже содержит сотни функций, предназначенных для решения самых разных задач. Но тем не менее пользователи ожидают от новых релизов не только небольших изменений в интерфейсе, поэтому разработчикам приходится выдумывать что-то новенькое.
Нововведения, представленные в последней версии Excel, ориентированы больше не на расширение функциональности программы, а на повышение удобства работы с ней. По сравнению с Excel 2010, новая версия приложения стала более «умной». К примеру, чтобы проанализировать данные, теперь не нужно долго думать над тем, какой вариант визуализации лучше подойдет этом случае. Достаточно выделить нужные ячейки и щелкнуть по значку быстрого анализа. Программа тут же выдаст наиболее подходящие варианты анализа данных: диаграммы, гистограммы, цветовая шкала и так далее.

Еще одна «умная» функция, которую наверняка оценят начинающие пользователи, — «Рекомендуемые диаграммы». Если вы хотите визуально представить данные, но понятия не имеете, какой тип диаграммы подойдет лучше всего, выберите эту команду на вкладке «Вставка», и программа покажет несколько подходящих вариантов.

Чтобы упростить работу с однотипными данными, в Excel 2013 была добавлена функция мгновенного заполнения. Она может быть полезной, если нужно создать дополнительные столбцы с данными на основе уже имеющихся. Мгновенное заполнение включается в том случае, если программа распознает некую закономерность вводимых данных. Вот, например, как в нашем примере с прайсом книг. Как видно, программа распознала закономерность уже на второй ячейке и предложила завершить ввод.

Новые возможности PowerPoint

Большинство важных обновлений в программе для создания презентаций связаны с требованиями времени. Так, в PowerPoint 2010 появился новый макет с соотношением сторон 16:9 и новые темы, созданные для использования возможностей широкоэкранных мониторов. Многие темы теперь содержат вариации с разными шрифтами или цветовым оформлением.

В презентациях теперь можно использовать видео MP4 и MOV с H.264 и звуком AAC, а также содержимое более высокого разрешения. PowerPoint 2013 содержит больше интегрированных кодеков, благодаря чему сокращается число случаев, когда их нужно устанавливать дополнительно. Тем, кто использует в презентациях звук, может пригодиться функция проигрывания музыкального трека в процессе просмотра всей презентации или же только некоторых слайдов. Диаграммы и графики, созданные в Excel, теперь могут быть вставлены непосредственно в презентации с сохранением внешнего вида и функциональности.
Создание презентаций стало более удобным за счет появления возможности объединения нескольких форм (для этого используется команда «Группировать»). Далее с такими объединенными объектами можно работать как с единым целым.

В PowerPoint 2013 также появились направляющие, которые помогают размещать объекты на одной линии.

А при помощи нового инструмента «Пипетка» можно выполнять заливку фигур определённым цветом, указывая его на другом объекте (например, на растровом изображении).

Как и в Word 2013, в программе для создания презентаций изменена работа с примечаниями. Для создания и просмотра примечаний используется отдельная область, на которой можно не только читать комментарии к презентациям, но и отвечать на них.
Еще одно важное улучшение — появление функции «Режим докладчика», которая будет полезной при использовании двух и более мониторов. Если к компьютеру подключено два монитора, один из которых используется для показа презентации зрителям, а второй — для работы докладчика, то включение этого режима даст возможность отображать на рабочем экране разную служебную информацию. Это могут быть заметки, эскиз следующего слайда и так далее. Также на рабочем экране доступно выделение маркером, увеличение фрагментов слайда.

Новые возможности Outlook

Работа с почтой за последние пару лет изменилась: пользователи привыкли получать больше писем и тратить на обработку каждого из них меньше времени. Эти тенденции нашли воплощение в новой версии почтового клиента Outlook.

Список сообщений теперь более информативен — в нем отображается не только заголовок и адрес отправителя, но и первые строчки письма (к этому давно привыкли пользователи Gmail и многих других популярных веб-служб для работы с почтой). Благодаря этому иногда можно понять содержимое сообщения, даже не открывая его (скажем, если оно состоит только из слова «Спасибо» или «Договорились»). Для более быстрого управления сообщениями справа от заголовка письма была добавлена кнопка для его удаления (впрочем, сообщение удалится, даже если не попасть по самой кнопке, а просто щелкнуть по области справа от заголовка), а щелчок по синей области слева сделает непрочитанное сообщение прочитанным, и наоборот.

Упрощен и ответ на письма. При ответе отдельное окно не открывается, а заменяет собой исходное.

Если пользователь начал набирать ответ, но отвлекся и перешел к другому сообщению, то недописанное сообщение автоматически сохраняется в «Черновиках». Кроме этого, при просмотре сообщения, на которое не дописан ответ, в папке «Входящие» будет показано не исходное письмо, а черновик ответа. Возле заголовка письма также появится красная пометка «Черновик».

Над списком сообщений, как и раньше, есть строка для поиска, но она стала более функциональной. Прямо тут теперь можно задать область поиска. Это может быть не только текущая папка, но и текущий почтовый ящик, все ящики или все элементы Outlook.

Outlook, как и другие программы пакета MS Office 2013, интегрирован с социальными сетями. Контакты из Facebok и LinkedIn могут импортироваться в адресную книгу, которая теперь называется так же, как приложение в Windows 8, — «Люди». В Outlook, кстати, могут отображаться и обновления из социальных сетей.

Из интересных нововведений также отметим встроенный виджет погоды в окне календаря, показывающий прогноз на текущий и ближайшие дни. Вероятно, это сделано для того, чтобы, планируя дела, пользователь учитывал погодные реалии.

Кстати, переключение между почтой, календарем, задачами и контактами теперь выполняется в нижней части экрана — каждому разделу соответствуют большие надписи, оптимизированные под сенсорные экраны. Для того чтобы увидеть основные события, имеющие отношение к разделу (запланированные встречи, информацию о контакте, на письмо которого вы отвечаете), иногда можно даже не переключаться в соответствующее представление. Достаточно навести курсор на его название, и все данные будут показаны во всплывающем окне.

Conclusion

Честно сказать, новая версия офисного пакета оставила неоднозначное впечатление. И если после знакомства с версией 2010 мы перешли на нее в тот же день, то станем ли использовать Office 2013 уже завтра — пока что не уверены. Главное нововведение пакета — интеграция со SkyDrive, но установленный на ноутбуке, компьютере и смартфоне Dropbox уже два года прекрасно справляется с синхронизацией файлов между всеми устройствами. Конечно, в отличие от SkyDrive, он не сохраняет настройки ленты и не дает возможности переходить к последней позиции документа, но менять из-за этого привычную схему работы на SkyDrive пока что не хочется.
Второе широко разрекламированное нововведение — оптимизация интерфейса под сенсорные устройства ввода — на деле оказалось недоработанным. По крайней мере на двадцатичетырехдюймовом сенсорном мониторе попадать пальцем по пунктам раскрывающихся меню возможно разве что ноготком ребенка. На планшете с небольшим экраном, вероятно, сделать это будет еще труднее. В общем, для сенсорных экранов имеет смысл сразу же скрывать ленту Word и использовать программу в режиме чтения — перелистывать страницы в нем удобно, с этим никто не спорит.
Далеко не все функции, которые рекламируются как достоинства новой версии, являются нововведениями. Скорее их можно считать улучшениями, полировкой уже знакомых возможностей. Например, вставка видео из Интернета была и в предыдущей версии приложений MS Office, пусть и не такая наглядная. То же самое касается всплывающей при выделении панели редактирования, возможности обращаться к переводчику и словарю из контекстного меню в режиме чтения. Да и сохранение в SkyDrive тоже было, только не навязывалось так настойчиво, как ныне.
В процессе тестирования обнаружилось еще несколько неприятных моментов, объяснение которым мы так и не смогли найти. Например, в Word почему-то отказалось работать сочетание клавиш CTRL+X (при этом копирование через CTRL+C работало нормально), а первый же созданный в программе документ... испарился. При этом не возникло никаких уведомлений — Word просто бесследно исчез с панели задач вместе с несохраненным наброском плана этой статьи. При повторном запуске от программы не поступило никаких предложений что-нибудь восстановить. Нас, привычных к тому, что Word 2010 при аварийном закрытии сохраняет едва ли не каждый набранный символ, это неприятно удивило.
Впрочем, в Office 2013 есть и ряд действительно стоящих нововведений. Взять хотя бы возможность отправки документов в социальные сети прямо из интерфейса программ, режим докладчика в PowerPoint, быстрый анализ данных в Excel, наглядное и в то же время не требующее никаких дополнительных действий сохранение черновиков в Outlook, редактирование файлов PDF в Word. В общем, решать, как обычно, вам.